12 augustus 2024

Online Incasso: de oplossing voor MailBlue's efficiënte debiteurenbeheer.

Als organisatie houd je je het liefst bezig met de kernactiviteiten van het bedrijf. Administratie, zoals het debiteurenbeheer, is zeer tijdrovend. Met een software als Online Incasso houd je het debiteurenbeheer snel, efficiënt en geautomatiseerd op orde. Benieuwd hoe MailBlue, Online Incasso inzet? Wij hebben Loran Alssema, Head of Tech & Legal bij MailBlue, gesproken om meer te weten te komen over hun ervaringen en de voordelen die zij hebben ondervonden met het gebruik van Online Incasso.

Klant.

MailBlue is een e-mailmarketing softwareleverancier. Ze leveren mailsoftware aan klanten in Nederland, België en inmiddels ook aan andere landen binnen en buiten Europa. Sinds 2017 is het bedrijf actief en zijn de afgelopen jaren sterk gegroeid. Ondertussen hebben ze al bijna 11.000 klanten en zien jaarlijks een groei in de dubbele cijfers.

De uitdaging.

Door de flinke groei die het bedrijf jaarlijks doormaakt, ontstaat er altijd weer een uitdaging binnen de financiële afhandeling. De meeste abonnementen gaan op automatische incasso of worden van een creditcard afgeschreven. Het gebeurt nog weleens dat klanten een jaarabonnement bij ons afsluiten en niet betalen. Dit omdat ze vergeten zijn dat ze een abonnement hebben, betaalgegevens niet meer correct zijn of omdat het bedrijf niet meer bestaat.

Wanneer we een onbetaalde factuur hebben, kijken we altijd eerst wat er aan de hand is. We sturen een aantal betalingsherinneringen. Heeft dit niet gewerkt? Dan kom je op het punt dat je niet anders meer kunt dan Online Incasso inschakelen.

Oplossing.

Online Incasso is voor ons de oplossing als het aankomt op het debiteurenbeheer. We hebben het proces via Moneybird, ons boekhoudprogramma, volledig geautomatiseerd en dit werkt perfect. Met een paar drukken op de knop kunnen wij een zaak aanmaken en dit zien we direct terug in onze administratie. Bij de factuur in Moneybird staat een link naar Online Incasso en daar zien we de status van de incasso, ideaal voor onze financiële afdeling. Wanneer zij bezig zijn met controles, weten ze gelijk wat de lopende zaken zijn en hoeven ze daar niet meer naar te kijken.

Mooie instap voor bedrijven.

Online Incasso is voor ons een heel fijn model. De aanmaning, ook wel bekend als de pre-incasso, is € 2,50. Dit is een mooie instap voor bedrijven en daarna volgt het incassotraject. Wat ook heel interessant is, is dat je als bedrijf de wettelijk incassokosten zelf mag houden.

Aanmaning 50% winst.

Het versturen van een aanmaning is goedkoop en daarmee bereik je als bedrijf al veel. Afgelopen jaar hadden wij bijvoorbeeld 477 aanmaningen en 230 incassotrajecten. Bijna 50% winst behaal je dus al met het versturen van een aanmaning. Voor een klein bedrag bereik je al zeker de helft en dat is voor ons heel mooi.

Waarom Online Incasso?

Al vanaf dag één sinds 2017 maken wij gebruik van Online Incasso. We zijn niet anders gewend en hebben ook niet naar andere oplossingen gekeken. Vanuit Moneybird zit de koppeling er standaard in en zij werken alleen met Online Incasso als incasso aanbieder. De integratie in ons boekhoudsysteem is voor ons het belangrijkst, zodat we met een druk op de knop de gegevens kunnen doorzetten naar Online Incasso en de rest gaat automatisch. Voor ons werkt dit dan ook ideaal.

Volledige inzage in acties.

Een ander voordeel is dat je volledige inzage hebt in alle acties die zijn ondernomen. Als we inloggen en een zaak erbij pakken, zien we direct wat er op dat moment loopt, wat er gedaan is en wat de vervolgstappen zijn.

Zo kunnen we bijvoorbeeld zien dat bij het openen van een zaak op 17 juli een kosteloze aanmaning is verstuurd en mocht dit niet geholpen hebben, dat er op 5 augustus de volgende stap gepland staat. Zo is er een overzicht met alles wat er loopt en wanneer welke actie bij de niet betalende klant terechtkomt.

"De koppeling tussen Online Incasso en onze boekhoudsoftware werkt perfect, het voordeel is dat we met één druk op de knop een zaak aan kunnen maken."

Loran Alssema - Head of tech & legal bij MailBlue

Ook je debiteurenbeheer efficiënt inrichten?

Verstuur je maandelijks facturen en heb je helaas ook te maken met onbetaalde facturen? Handmatig aanmaningen versturen of een incasso starten is niet efficiënt en moet bovendien voldoen aan wettelijke eisen. Via Online Incasso verstuur je gemakkelijk en geautomatiseerd een aanmaning of start je een incasso.

Voor meer informatie kun je terecht op onze website.