Na het versturen van een aanmaning kan het gebeuren dat je klant in bezwaar gaat. Veel bedrijven krijgen hiermee te maken, en het kan aan beide kanten zorgen voor frustratie. Maar in plaats van het conflict verder te laten escaleren, is het belangrijk om kalm te blijven en een strategische benadering te kiezen om de zaak op te lossen.
De eerste stap bij het omgaan met een klant die in bezwaar gaat tegen een aanmaning, is om goed te begrijpen wat de reden voor het bezwaar is. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een klant niet akkoord gaat met een aanmaning, zoals:
Betaling is al gedaan: De klant beweert dat de factuur al is betaald, maar dat het niet goed is verwerkt in jouw administratie.
Onenigheid over de geleverde goederen of diensten: De klant is van mening dat de geleverde producten of diensten niet voldoen aan de afgesproken voorwaarden.
Fout in de factuur: De klant wijst op een fout in de factuur, zoals een verkeerd bedrag, een verkeerde datum of een onterecht in rekening gebracht bedrag.
Verkeerde communicatie: Soms kan een klant bezwaar maken omdat hij zich niet goed geïnformeerd voelt over de betalingstermijnen of herinneringen.
Door goed naar je klant te luisteren en het bezwaar serieus te nemen, kun je achterhalen waar het probleem ligt. Dit geeft je de kans om het probleem snel en efficiënt op te lossen.
Zodra je weet waarom je klant bezwaar maakt, is het tijd om je eigen administratie zorgvuldig te controleren. Kijk of er inderdaad een fout is gemaakt, bijvoorbeeld in de factuur of in de verwerking van betalingen. Fouten kunnen voorkomen, en als je klant gelijk heeft, kun je de situatie snel rechtzetten.
Is de betaling ontvangen? Controleer of de betaling van je klant in je boekhouding staat en of er een administratieve fout is gemaakt bij het registreren van de betaling.
Is de factuur correct? Controleer of de factuur correct is opgesteld, zonder fouten in het bedrag of de voorwaarden.
Zijn er communicatieproblemen geweest? Bekijk of er duidelijke communicatie is geweest over de betalingstermijnen en of je klant tijdig is herinnerd aan de betaling.
Als je merkt dat je een vergissing hebt gemaakt, wees dan eerlijk tegen je klant en bied je excuses aan. Door de fout snel en professioneel te corrigeren, zorg je ervoor dat de klant tevreden blijft en het vertrouwen in je bedrijf blijft houden.
Als je klant in bezwaar gaat, is het belangrijk om open en transparant te communiceren. Probeer je klant gerust te stellen dat je de zaak serieus neemt en samen naar een oplossing wilt zoeken.
Wees geduldig en begripvol: Luister naar de zorgen van je klant en geef hem de ruimte om zijn standpunt uit te leggen. Soms is het slechts een misverstand dat opgelost kan worden door goede communicatie.
Leg de situatie uit: Als je geen fout hebt gemaakt, leg dan rustig en duidelijk uit waarom de aanmaning terecht is. Dit kan bijvoorbeeld met een kopie van de originele factuur of het laten zien van de communicatiegeschiedenis.
Door op een respectvolle en professionele manier met je klant te communiceren, kun je de relatie versterken, zelfs als er een conflict is ontstaan.
Soms heeft de klant moeite om het volledige bedrag in één keer te betalen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er tijdelijk liquiditeitsproblemen zijn. Als dat het geval is, kun je overwegen om een betalingsregeling aan te bieden.
Een betalingsregeling kan de klant helpen om de schuld in termijnen af te betalen, waardoor de druk wordt verlicht. Dit kan zowel voor jou als voor je klant voordelig zijn:
Jij krijgt alsnog betaald: Je krijgt je geld en het voorkomt dat je de klant moet laten gaan.
De klant behoudt hun financiële stabiliteit: De klant heeft tijd om de betaling te regelen zonder verdere juridische stappen of escalaties.
Zorg ervoor dat de betalingsregeling schriftelijk wordt vastgelegd, met duidelijke voorwaarden over het bedrag, de betalingstermijnen en de gevolgen als de klant er niet aan voldoet.
Als je klant blijft weigeren te betalen terwijl het bezwaar ongegrond blijkt te zijn, kun je juridische stappen ondernemen. Voordat je dit doet, zorg ervoor dat je:
Alle communicatie goed hebt gedocumenteerd.
De facturen en betalingsherinneringen hebt bewaard.
De relevante wetgeving en je eigen voorwaarden hebt nageleefd.
Als je er zelf niet uitkomt met de klant, kun je overwegen om een incasso te starten. Wij bieden een snelle en efficiënte manier om betalingen veilig en vriendelijke te innen. Met een incasso wordt de klant serieus geconfronteerd met de betaling, zonder dat je direct juridische stappen hoeft te nemen.