07 juli 2023

Een WIK brief: wat is het, wat kun je ermee en wat houdt het precies in?

Iedere ondernemer komt een keer in de situatie dat er een WIK brief verstuurd moet worden, wanneer de facturen laat of zelfs niet betaald worden. Dit is erg frustrerend en zorgt voor de nodige stress. Voordat je overgaat naar het nemen van juridische stappen, is het van belang dat je eerst op een nette en vriendelijke manier jouw klanten verzoekt de betaling alsnog te voldoen. Als je met deze situatie te maken hebt gehad, heb je vast weleens gehoord van een ‘WIK-brief’. Wat is een WIK brief precies, wat kun je ermee en wat houdt deze brief in? Dat lees je in dit artikel.

Wat is een WIK brief precies?

WIK brief staat voor ‘Wet Incassokosten Brief’ en wordt in de volksmond ook wel 14 dagen brief, aanmaning of laatste aanmaning genoemd. Ondanks dat men de brief nog altijd de 14 dagen brief noemt, is het tegenwoordig een 16 dagen brief. Dit komt omdat de debiteur vanaf het moment dat de brief binnenkomt 14 dagen de tijd heeft de betaling te voldoen. De termijn start dan ook vanaf twee dagen na de dagtekening. Je hoopt als bedrijf te kunnen vertrouwen op je klanten en dat ze tijdig betalen, maar iedere ondernemer komt vroeg of laat in een situatie terecht waarbij een WIK brief moet worden verstuurd.

In de WIK brief geef je de debiteur nog een keer de mogelijkheid om de openstaande factuur te betalen, zonder dat hier extra kosten voor hen aan verbonden zitten. Na het ontvangen van de WIK brief heeft de klant 14 dagen de tijd om de betaling te voldoen en worden ze op de hoogte gebracht van de consequenties die er zijn, wanneer de betaling na deze WIK brief ook niet gedaan is. In de meeste gevallen wordt hierna een gerechtelijk incassotraject gestart. De Wet Incassokosten Brief is van start gegaan per 1 juli 2012. Bij consumenten is de WIK brief verplicht. Hoewel de WIK-brief bij consumenten verplicht is, is dit bij een zakelijke vordering niet het geval. Echter, het sturen van een WIK brief bij een zakelijke vordering kan voorkomen dat de klantrelatie direct onder druk komt te staan. Dit omdat je niet gelijk overgaat op een gerechtelijk incassotraject.

Waarvoor wordt een WIK brief gebruikt?

Een WIK brief wordt gebruikt om op formele wijze, nog een laatste keer de debiteur de mogelijkheid te geven de betaling te voldoen. Ook wordt deze 16 dagen brief gebruikt om aan te geven dat wanneer dit niet gebeurt, er extra kosten, ook wel incassokosten, boven op de openstaande schuld komen of dat er een deurwaarder wordt ingeschakeld. Meestal werkt deze officiële WIK-brief, en hoeft er geen gerechtelijk incassotraject gestart worden waarbij een deurwaarder wordt ingeschakeld.

De WIK brief schrikt af wanneer de debiteur doorheeft dat er consequenties aan vast zitten wanneer er ook nu niet betaald wordt. Hierdoor wordt de openstaande schuld vaak sneller betaald. Toch is er een kleine groep die, wegens omstandigheden, nog steeds niet betaalt. Dan wordt het tijd om een incassobrief te versturen.

Veel ondernemers vinden het moeilijk om een WIK brief te versturen naar de klant. Ze willen de klantrelatie niet onder druk zetten en wanneer er sprake is van een situatie waarin de klant in financiële problemen verkeert, wil je ook begrip tonen voor de situatie.

Toch moet je ook aan je eigen situatie denken. Wanneer geen enkele klant jouw bedrijf zou betalen, dan kom je zelf in financiële problemen. Dit wil je voorkomen. Het starten van een minnelijk incassotraject, waarvan de WIK brief onderdeel is, is daarom van groot belang.

Wat houdt een WIK brief in? Welke eisen bevat een WIK brief?

Een WIK brief moet voldoen aan specifieke wettelijke eisen. Zo moet je aangeven dat de debiteur binnen 14 dagen de openstaande schuld moet voldoen, zonder dat hier extra kosten aan verbonden zijn. Verder moet duidelijk gemaakt worden dat als men na 14 dagen nog steeds niet betaald heeft, er consequenties aan zitten. Benoem ook welke consequenties dit zijn, zodat men weet wat hen te wachten staat en zij niet voor verassingen komen te staan.

Vermeld duidelijk dat als de betaling uitblijft, de vordering, eventuele rente en de incassokosten worden opgeëist. Geef hierbij ook aan wat de totale som hiervan is. Ook zijn in de WIK-brief de hoofdsom, factuurnummer en overige gegevens te vinden, zoals hoe er betaald dient te worden.

Wanneer je het moeilijk vindt om zelf een WIK brief (laatste aanmaning, pre incasso etc.) naar jouw klanten te versturen, wat begrijpelijk is, kan een platform als Online Incasso hier uitkomst in bieden. Met Online Incasso verstuur je al voor €2,50 eenvoudig een WIK brief/pré-incasso brief. Online Incasso stuurt jouw debiteur een fysieke brief, maar ook digitaal. Dit zodat je zekerheid hebt dat de brief gegarandeerd aankomt. In veel gevallen is deze laatste aanmaning al voldoende om betaling van de openstaande vordering af te dwingen.

Maak gratis een account aan en verstuur een WIK brief naar jouw debiteur.