28 maart 2023

Een aanmaning versturen? Hier moet je rekening mee houden.

Iedere ondernemer heeft er helaas weleens mee te maken: ‘Je factuur wordt niet betaald’. Dit is het moment om een aanmaning te versturen. Bij een aanmaning versturen komt het een en ander kijken en er gaat de nodige tijd inzitten. Een aanmaning moet voldoen aan verschillende wettelijk vereisten, waardoor je zorgvuldig moet zijn bij het opstellen van een aanmaning. Voldoet jouw aanmaning niet aan de wettelijke vereisten? Dan kan dit gevolgen hebben voor het verdere incassotraject.

Wanneer een aanmaning sturen?

Een aanmaning verstuur je wanneer iemand de betaling niet heeft voldaan binnen de gestelde termijn. Dit kan een particulier zijn of een onderneming. In deze blog gaan wij voornamelijk dieper in op een aanmaning versturen naar een onderneming. Voordat je een aanmaning verstuurd, stuur je eerst een betalingsherinnering. In deze herinnering verzoek je de klant nogmaals om de factuur te betalen. Geen resultaat? Dan ga je over op het versturen van een aanmaning.

Allereerst ga je altijd even na of de betaling daadwerkelijk niet is voldaan. Er kan altijd sprake zijn van een vergissing of een miscommunicatie met de persoon in kwestie. Is de betaling inderdaad niet voldaan, dan kun je aan de slag met het verzamelen van de gegevens. Dit gaat verder dan alleen de contactgegevens van de klant en de vervaldatum. Denk bijvoorbeeld aan het bedrag, de referentie en de betalingsinstructie. Het verzoek om de openstaande schuld te betalen moet duidelijk zijn en welke consequenties van toepassing zijn indien niet tijdig betaald wordt. Zorg ervoor dat je in een duidelijke, maar vriendelijke taal de aanmaning verstuurt. Je wil tenslotte niet de relatie met de klant op het spel zetten.

Hoeveel aanmaningen moet ik versturen?

Er is geen regel voor het versturen van het aantal aanmaningen. Meestal stuur je in ieder geval een eerste betalingsherinnering en daarna verstuur je een aanmaning. Zie je nog steeds geen resultaat na het versturen van een aanmaning? Dan is het verstandig om over te gaan op het versturen van een incassobrief. Je hebt de klant tenslotte al twee extra mogelijkheden gegeven om de betaling te voldoen.

In de praktijk zien we nog weleens dat men zelfs een tweede aanmaning verstuurt, voordat er overgegaan wordt op het verzenden van een incassobrief. Hierdoor geef je de wanbetaler nog een mogelijkheid om de betaling te voldoen, zonder dat hier consequenties aan verbonden zitten. Geef in de aanmaning altijd aan dat wanneer de betaling niet wordt voldaan er incassokosten in rekening worden gebracht of dat je zelfs genoodzaakt bent om een deurwaarder in te schakelen. Deze vervolgstappen zijn alleen mogelijk als jouw (eerste) aanmaning voldoet aan de wettelijke vereisten.

We zien geregeld dat de termen nog weleens door elkaar gehaald worden. Zo wordt de aanmaning ook wel een laatste aanmaning, pre-incasso of tweede herinnering genoemd.

Particuliere aanmaningen en zakelijke aanmaningen versturen.

Niet alleen is het mogelijk om een zakelijke aanmaning te versturen, maar ook een particuliere aanmaning is mogelijk. Het laatste zien we in de praktijk minder vaak voorbijkomen. Het verschil tussen een particuliere aanmaning en een zakelijke aanmaning is wie de aanmaning verstuurd. Een particuliere aanmaning wordt verstuurd door een privépersoon en is er sprake van een schuld bij een persoon of bedrijf. Een zakelijke aanmaning wordt verstuurd door een onderneming en hierbij is er sprake van een schuld bij een andere zakelijke partij. Een zakelijke aanmaning is ook een stuk formeler dan een particuliere aanmaning, omdat een bedrijf moet voldoen aan wettelijke vereisten.

Ondanks de kleine verschillen moet de boodschap duidelijk zijn, zodat men weet wat hij of zij kan verwachten.

De relatie met de klant.

Een hele belangrijke factor bij een aanmaning versturen is dat de relatie met de klant niet onder druk moet komen te staan. Een aanmaning sturen is dan ook erg lastig en kan zorgen voor een gespannen situatie tussen jou en jouw klant. Je wil dat de betaling wordt voldaan, maar je weet ook niet wat de situatie is bij de klant. Je wil ervoor zorgen dat de relatie met de klant goed blijft voor eventuele toekomstige samenwerkingen. Zorg er dan ook voor dat je vriendelijk en respectvol blijft naar de klant toe, ondanks de frustratie die wellicht is ontstaan aan jouw kant.

Kom je erachter dat jouw klant in financiële problemen verkeerd? Biedt dan eventueel een betalingsregeling aan om begrip te tonen en de klant te helpen. Geef de klant duidelijkheid, ook over de mogelijke vervolgstappen die je moet nemen als de betaling uitblijft. Blijf te allen tijde professioneel, ondanks dat de professionaliteit in dit geval vanuit de klant deels ontbreekt. Dit zet de klantrelatie niet onnodig verder onder druk.

Aanmaningen versturen blijft lastig.

Niemand hoopt in een situatie terecht te komen waarin een aanmaning verstuurt moet worden, maar helaas ontkom je hier niet aan als ondernemer. Hoe vervelend het ook is om een aanmaning te versturen, uiteindelijk is de klant met jou een overeenkomst aangegaan en sta je in je recht om een openstaande schuld te innen.

Als je niet bekend bent met het maken van een aanmaning, kun je gebruik maken van voorbeeldbrieven of sjablonen die online beschikbaar zijn. Toch is dit niet aan te raden, omdat het belangrijk is te voldoen aan de wettelijke vereisten. Zo niet, dan kun je tegen problemen aanlopen in het verdere incassotraject. Een aanmaning moet duidelijk, maar ook vriendelijk zijn om niet de klantrelatie te schaden. Er komt meer bij kijken dan je in eerste instantie misschien denkt, waardoor er veel tijd in kan gaan zitten.

Zie je er tegenop om een aanmaning te versturen naar jouw klant? Online Incasso kan jou hierbij helpen. Met ons intelligente platform stel je zelfstandig en eenvoudig minnelijke incassotrajecten op. Bij het opstellen van een aanmaning, ook wel een pré-incasso genoemd, wijst Online Incasso jouw debiteur op een vriendelijke, maar correcte juridische wijze om de openstaande factuur te betalen. Voor slechts €2,50 verstuur je via Online Incasso al een aanmaning in de vorm van een e-mailbericht en een fysieke brief. Nadat jij je gegevens hebt ingevoerd doet het platform al het werk, reuze eenvoudig.